社内情報システム部門の歩き方

  かつては、仕事柄、大手の情報システム関連企業（主にシステム開発会社やパッケージソフトウェア会社）主催の講演会や勉強会に出席することが多くありました。 たいていは、午後から始まり、ゲストスピーカーの講演がひとつかふたつ、次に、主催企業の製品説明のプレゼンテーションがひとつかふたつという内容です。そしてその後、参加者を交えての懇親会（立食）が行われます。 私は、目的無しに世間話をするのがあまり得意ではないので、乾杯の後、少しの軽食を口にしながらビールを飲んで時間を潰すのを常としていました。 情報システム部門の責任者を集めたある講演会後の懇親会の席で、いつものように手持無沙汰でいると、ひとりの男性が「名刺交換を」と近づいてきました。その方は、私より3～４歳くらい年上に見えました。私も知っている某中堅製薬会社の情報システム部長ということでした。 その方曰く「私は、ずっと営業畑で支店長まで勤めたのですが、急に物流部長の命を受けて本社に入り、3年後に、今度は、情報システム部長などというものに追いやられてしまいました。コンピュータのことは全くの素人なのに。サラリーマン人生がこれで終わるのは淋しいです」 初対面の私に対して「追いやられてしまいました」という表現で自己紹介されたことに大いなる違和感と失望を感じましたが、この方にとって情報システム部長は「Career Is Over (CIO)」だったようです。 こんな上司を持った部員がかわいそうですよね。 🙉

「コミュニケーション」は、仕事上よく使われる言葉です。営業部門で働いている方は、日々、顧客とのコミュニケーションに工夫されていることだと思いますし、話し上手な営業の方とのコミュニケーションの場面では、ついついセールストークに引き込まれたりします。 社内の IT 部門でも「コミュニケーション」は大事な要素です。 IT 部門内のコミュニケーションはもちろんですが、社内のシステム利用部門もシステム化のための要件確認などでのコミュニケーションの相手になりますし、予算獲得や会社のデジタル化 / システム化のための方針策定には経営層もコミュニケーションの対象になります。 また、外部のベンダもコミュニケーションの大事な相手です。この記事では、外部のシステム開発ベンダとのコミュニケーションの２つのポイントについて解説したいと思います。   【第１のポイント】 相手が誰であれ、コミュニケーションの一番大事なポイントは「お互いの考え方や思考プロセスを理解すること」です。これは、対ベンダの場合にもあてはまります。 たとえば業務システム開発の場合、発注側（社内 IT 部門）も受注側（外部システム開発ベンダ）も「要件への適合性」「適正な原価」「期限内の納品」「品質の確保」は言葉として同じものを目指しますが、その内容には微妙な違いがあります。 一番わかりやすいのは価格です。受注側はできるだけ原価を抑えたいと考え、発注側は良いものをできるだけ安く買いたいと考えるのは当然です。また、要件についても、受注側はドキュメント（要件定義書）に書かれたものが「要件」ですが、発注側はドキュメントに書かれた要件の背景までを「要件」と考える傾向があります。 このように発注側はシステムが完成してリリースした後の利用部門の顔を思い浮かべるのに対して、受注側ではシステムを納品することが最終目標になる（納品後のメンテナンス契約も有りますが）という点で、大げさに言うと価値観が違うのです。価値観を合わせるための事前コミュニケーションに十分な時間を取りましょう。 【第２のポイント】 　 RFP に対する回答（提案書）をもとに協議する際には、社内 IT 部門で使う用語とベンダが使う用語のすり合わせをしましょう。 　共通フレームなどで定義されてはいるものの、よく問題になる例のひとつが「プロジ